Informativa sulla Gestione dei Dati

Chi Gestisce le Tue Informazioni

macroenterprisecore, con sede operativa in Viale Guglielmo Marconi, 88, 57125 Livorno LI, si occupa direttamente dell'amministrazione delle informazioni raccolte attraverso macroenterprisecore.sbs e durante le attività di supporto tecnico agli eventi. Ogni operazione sui dati avviene sotto la nostra diretta responsabilità.

Quando organizzi un evento con il nostro supporto tecnico oppure richiedi una consulenza preliminare, stabiliamo un rapporto professionale che richiede necessariamente lo scambio di alcune informazioni. Questo documento chiarisce quali dati riceviamo e perché ne abbiamo bisogno.

Quali Informazioni Riceviamo e Attraverso Quali Canali

Le informazioni arrivano principalmente quando ci contatti per richiedere supporto o quando pianifichiamo insieme i dettagli tecnici di un evento. Non raccogliamo dati automaticamente attraverso il sito web, ma riceviamo ciò che scegli di comunicarci direttamente.

• Dati identificativi personali forniti quando compili il modulo di contatto oppure ci scrivi direttamente via email
• Dettagli relativi all'evento come data prevista, tipologia di manifestazione, numero di partecipanti attesi, spazi disponibili
• Requisiti tecnici specifici che emergono dalle conversazioni preliminari sulla strumentazione audio, video o illuminotecnica necessaria
• Informazioni di pagamento quando procediamo con la formalizzazione del contratto e la fatturazione dei servizi
• Documentazione fotografica realizzata durante gli eventi per documentare l'allestimento tecnico, se concordata preventivamente

Occasionalmente potremmo ricevere informazioni aggiuntive direttamente dalla location dell'evento o da fornitori terzi coinvolti nell'organizzazione. Questo succede quando dobbiamo coordinare aspetti tecnici che richiedono l'integrazione con altri sistemi già presenti nella struttura ospitante.

Perché Abbiamo Bisogno di Queste Informazioni

Ogni categoria di dati che riceviamo serve uno scopo preciso nell'erogazione del servizio di supporto tecnico. Non chiediamo informazioni che non siano direttamente collegate alla nostra attività professionale.

Come Vengono Amministrati i Dati Operativamente

Una volta ricevute, le informazioni entrano nel nostro sistema di gestione progetti. Questo ci permette di tenere traccia di tutte le richieste, associare correttamente ogni evento al cliente committente e coordinare le attività del team tecnico.

Le informazioni relative a ciascun evento restano accessibili al personale che se ne occupa direttamente: chi prepara i preventivi, chi coordina la logistica, chi supervisiona l'allestimento tecnico sul posto. Non tutti in azienda hanno accesso a tutti i dati — l'accesso è limitato a chi effettivamente ne ha bisogno per svolgere il proprio compito.

I documenti cartacei vengono conservati in archivi fisici protetti presso la nostra sede. Le informazioni digitali risiedono su server ubicati in territorio europeo, gestiti da fornitori che offrono garanzie adeguate di sicurezza. Abbiamo scelto soluzioni professionali proprio per ridurre i rischi connessi alla conservazione dei dati.

Condivisione con Soggetti Esterni

In alcune circostanze dobbiamo necessariamente condividere informazioni con terzi per portare a termine il servizio. Questo non significa cedere i dati in modo indiscriminato, ma coinvolgere altri professionisti che contribuiscono alla riuscita dell'evento.

Tutti i soggetti esterni con cui condividiamo informazioni sono selezionati verificando che offrano garanzie adeguate. Dove richiesto dalla normativa, formalizziamo accordi scritti che specificano esattamente cosa possono fare con i dati e cosa invece è loro vietato.

Per Quanto Tempo Conserviamo le Informazioni

La durata della conservazione dipende dalla natura delle informazioni e dalle ragioni per cui le abbiamo ricevute inizialmente. Non esiste un periodo unico valido per tutto.

I dati relativi a preventivi non accettati vengono cancellati dopo dodici mesi se non c'è più alcun contatto. Se invece l'evento si concretizza, le informazioni restano nei nostri archivi per il tempo necessario agli obblighi fiscali e contrattuali — normalmente dieci anni dalla data dell'evento per questioni legate alla documentazione contabile.

Le fotografie realizzate durante gli eventi per documentare l'allestimento tecnico vengono conservate più a lungo perché costituiscono il nostro portfolio professionale. Prima di utilizzarle per scopi promozionali chiediamo sempre un'autorizzazione specifica separata.

Quando il periodo di conservazione termina, procediamo alla cancellazione definitiva attraverso procedure che garantiscono l'impossibilità di recuperare successivamente le informazioni eliminate.

Misure di Sicurezza Implementate

Proteggere i dati che ci affidi significa implementare precauzioni sia tecniche che organizzative. Abbiamo adottato diverse misure per ridurre i rischi di accesso non autorizzato, perdita o divulgazione indebita.

Gli archivi digitali sono protetti da credenziali di accesso personali, modificate periodicamente. I backup vengono eseguiti con regolarità su sistemi separati e cifrati. Le comunicazioni via email con contenuti sensibili vengono gestite attraverso protocolli sicuri.

Anche la sede fisica dove conserviamo i documenti cartacei è dotata di sistemi di controllo accessi. Il personale riceve formazione periodica sulle corrette modalità di gestione delle informazioni riservate.

Nonostante tutte le precauzioni, nessun sistema può garantire sicurezza assoluta. Ci impegniamo a mantenere standard elevati e ad aggiornarli costantemente, ma non possiamo escludere completamente ogni possibile rischio. In caso di incidente grave che compromettesse la sicurezza dei dati, ti informeremmo tempestivamente secondo quanto previsto dalle normative vigenti.

Fondamento Giuridico delle Operazioni

Le normative europee richiedono che ogni trattamento di dati personali si basi su una giustificazione legale specifica. Nel nostro caso, le ragioni principali sono tre.

La maggior parte delle operazioni trova fondamento nell'esecuzione del contratto di servizio che stipuliamo quando accetti il nostro preventivo. Senza i tuoi dati sarebbe materialmente impossibile erogare il supporto tecnico richiesto — non sapremmo dove presentarci, cosa preparare, né a chi fatturare i servizi.

Alcune operazioni rispondono invece a obblighi di legge che ci vincolano in quanto impresa: conservare la documentazione fiscale, adempiere agli obblighi contributivi e previdenziali, rispondere a eventuali richieste delle autorità competenti.

Infine, determinate attività si basano sul legittimo interesse aziendale — ad esempio mantenere uno storico degli eventi realizzati per migliorare i processi operativi futuri o difendere i nostri diritti in caso di controversie. Queste operazioni vengono svolte solo quando non prevalgono i tuoi diritti e libertà fondamentali.

Quando utilizziamo i dati per finalità che richiedono il tuo consenso specifico — come l'invio di materiale promozionale o l'uso di fotografie a scopo pubblicitario — chiediamo un'autorizzazione esplicita separata, che puoi revocare in qualsiasi momento.

Diritti che Puoi Esercitare

La normativa ti riconosce diversi diritti relativamente alle informazioni che ci riguardano. Puoi esercitarli rivolgendoti direttamente a noi attraverso i contatti indicati più avanti.

Hai il diritto di sapere quali dati conserviamo su di te. Se ci chiedi l'accesso, ti forniremo copia delle informazioni insieme a una spiegazione di come le stiamo utilizzando. Normalmente rispondiamo entro trenta giorni dalla richiesta.

Se noti che alcune informazioni sono errate o incomplete, puoi chiederne la rettifica. Questo è particolarmente importante per i dati di contatto e fatturazione — se cambiano e non ci avverti, potrebbero verificarsi problemi operativi.

In determinate circostanze puoi richiedere la cancellazione dei tuoi dati. Dobbiamo però verificare che non sussistano obblighi legali che ci impongano di conservarli — ad esempio per la documentazione fiscale. Se la richiesta è legittima, procederemo all'eliminazione.

Hai anche il diritto di limitare temporaneamente l'utilizzo delle informazioni in alcune situazioni — per esempio mentre verifichiamo l'accuratezza di dati che hai contestato oppure mentre valutiamo un'opposizione che hai sollevato.

La normativa prevede inoltre il diritto alla portabilità: puoi chiedere di ricevere in formato strutturato i dati che ci hai fornito direttamente, per trasmetterli eventualmente a un altro fornitore. Questo diritto si applica solo alle informazioni gestite attraverso sistemi automatizzati.

Quando un trattamento si basa sul legittimo interesse aziendale, puoi opporti per motivi connessi alla tua situazione particolare. Dovremo allora valutare se i nostri interessi legittimi prevalgono o se dobbiamo cessare l'operazione contestata.

Per esercitare qualsiasi diritto, contattaci fornendo elementi sufficienti a identificarti con certezza. Potremmo chiederti documentazione aggiuntiva per verificare la tua identità prima di dare seguito alla richiesta — questa precauzione protegge le tue stesse informazioni da accessi non autorizzati.

Trasferimenti Internazionali

I dati che gestiamo rimangono prevalentemente all'interno dell'Unione Europea. Tuttavia alcuni dei servizi software che utilizziamo sono forniti da aziende con sede in paesi terzi, il che tecnicamente costituisce un trasferimento internazionale di dati.

In questi casi verifichiamo che esistano garanzie adeguate: decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, clausole contrattuali standard, certificazioni riconosciute. Prima di attivare qualsiasi servizio che comporti trasferimenti extra-UE, valutiamo attentamente le tutele offerte.

Modifiche a Questa Informativa

Le nostre pratiche operative evolvono nel tempo — potremmo introdurre nuove tecnologie, modificare i fornitori, adeguarci a cambiamenti normativi. Quando questi aggiornamenti influenzano la gestione dei dati personali, aggiorniamo di conseguenza questa informativa.

La versione attualmente in vigore è sempre disponibile sul sito macroenterprisecore.sbs. Se apporti modifiche sostanziali che riguardano direttamente i tuoi diritti, ti informeremo attraverso i canali di contatto che ci hai fornito.

Ti consigliamo di consultare periodicamente questo documento per rimanere aggiornato su come gestiamo le informazioni.